申请者应确保所有货品及服务(包括科技顾问服务及项目审计)的采购工作均以公开、公平及具竞争力的方式进行，并应委聘合资格的供货商或服务提供商。一般而言，申请者应遵守以下采购程序－

1. 每次采购项目专用或项目相关的设备或其他货品或服务时，如总值不超过五万港元，申请者须自行(非经其代理人或承判商)取得最少两间供货商或服务提供商的书面报价；
2. 每次采购项目专用或项目相关的设备或其他货品或服务时，如总值超过五万港元但不多于30万港元，申请者须自行(非经其代理人或承判商)取得最少三间供货商或服务提供商的书面报价；
3. 每次采购项目专用或项目相关的设备或其他货品或服务时，如总值超过30万港元但不多于136万港元，申请者须自行(非经其代理人或承判商)取得最少五间供货商或服务提供商的书面报价；以及
4. 每次采购项目专用或项目相关的设备或其他货品或服务时，如总值超过136万港元，申请者须遵从公开采购程序，使用普罗大众容易接触的渠道以公布招标讯息。

如申请者未能取得上述第(a)至(c)段所订最低数目的采购报价，必须提供充分理据。除非申请者提供理据并获秘书处同意，否则采购合约应批予报价符合第(a)至(c)段要求而索价最低的供货商或服务提供商。

除上述第(a)至(c)段所列明的程序外，申请者亦可选择透过由秘书处提供的指定公开电子平台邀请报价(如寻求向单一供应商获取报价的批准则除外)。除非申请者提供理据并获秘书处同意，否则采购合约应批予透过平台提交而符合要求及索价最低的供应商或服务提供者。有关平台运作的详情，请参阅以下网址：

https://tvp-eproq.hkpc.org/Supplier/zh-HK/Support/view.aspx?charset=zh-HKhttps://tvp-eproq.hkpc.org/zh-HK/index.aspx

申请者须应秘书处的要求， 就初步入选或获选的供货商或服务提供商提供充分理据，包括但不限于公司简介、成立年份、员工人数等。如秘书处对任何供货商或服务提供商的技术能力及／或类似项目往绩存疑，或认为任何货品或服务的采购工作并非按公开、公平及具竞争性的方式进行，秘书处有权剔除有关供货商或服务提供商，并要求申请者重新进行采购程序。

申请者须确保每名报价者／投标者在提交报价或标书时已签署一份诚信及不合谋报价／投标确认书。有关确认书范本可按此。

虽然申请者可自行委聘顾问、服务提供商及供货商，但为避免利益冲突，申请者所委聘的顾问／服务提供商／供货商，其拥有人、股东、管理层不得为申请者的拥有人、股东、管理层或其亲属。申请者、或获申请者授权处理报价或招标的人士／员工，或在任何方面涉及报价或招标的人士／员工，应没有任何实际或潜在利益冲突，否则不应参与采购程序。申请者须以书面向秘书处报告利益冲突的个案，包括所采取的行动。

申请者购买设备／硬件／软件／其他资产或顾问服务时，须遵守以下规则：

1. 以科技券资助款项购买的新设备／硬件／软件及其他资产的所有权及权益，均属申请者所有；
2. 除非事先取得秘书处的书面批准，否则申请者须在项目完成或项目终止后，保留科技券资助的所有设备／硬件／软件／其他资产最少一年，并须应要求提供这些设备／硬件／软件／其他资产，供秘书处或政府／政府授权机构的代表查核。申请者不得在未经事先批准的情况下，在上述指定期内转让、出售或处置有关设备／硬件／软件／其他资产；
3. 所有以科技券资助款项购买、购置或租用的项目，均须为没有侵犯第三方知识产权的获授权产品；以及
4. 使用设备／硬件／软件／其他资产或顾问服务的风险，应由申请者承担。

现有设备的采购、维修保养、保用及保险并不包括在科技券的资助范围内。另外，科技券的资助亦不会涵盖在项目获批之前或项目期以外产生的支出。

申请者为项目购买、采购或租用设备、其他货品或服务时，须以非现金方式(例如信用卡、支票、银行转账)付费。

申请者可以现金方式为项目采购设备、其他货品或服务，以应付实时需要，惟购置项目专用或项目相关的设备、货品或服务或上述全部项目的单笔交易总值不得超过5,000港元，并且有关交易是申请者为履行资助协议下所负的义务和责任而合理所需的，以及采购价格合理。申请者须以书面确认已符合上述全部要求。

未经秘书处事先以书面批准，申请者不得以现金方式进行任何总值超过5,000港元的单笔交易。

为避免潜在的利益冲突，科技顾问／服务提供商／供货商不可为申请者提供贷款，以开展科技券项目。

如相关科技券申请是在二零一九年十二月一日前接获，秘书处会以发还款项方式向申请者发放不多于项目实际成本三分之二(以创新科技署署长核准的款额为上限)的资助。就此，申请者应在科技券项目完成后两个月内，透过科技券专属网站，以电子方式向秘书处提交所需文件，以便安排发还核准资助款项。 

如该科技券申请是在二零一九年十二月一日或之后接获，秘书处会在与申请者签订资助协议后，按申请者的要求发放首期拨款，上限是项目获批资助额的25%，申请者须先根据配对原则投入同一百分比的款项。余下拨款将于秘书处接纳申请者提交的项目完成报告后发放。

本计划不接受申请者以实物出资作为项目成本。

申请者应在科技券项目完成后两个月内，透过科技券专属网站，以电子方式向秘书处提交下列文件，以便安排发还核准资助款项：

1. 项目最终报告，当中指明项目已经完成，并载有项目开支摘要及项目成果；
2. 项目成果证明(例如顾问报告、交付收据、软件系统的计算机截图、设备／硬件的照片、举办培训的纪录如照片及培训教材等)；
3. 每个开支项目的付款发票及相应收据正本或副本。发票及收据上的付款人名称必须与申请者名称相同；
4. 如核准资助额超过五万港元，须向秘书处提交由独立审计师编制的经审计项目收支表；以及
5. 如核准资助额为五万港元或以下，申请者须拟备及提交最后收支表，并声明该最后收支表准确无误，且所有开支均符合资助协议所载的规定。申请者拟备最后收支表时，可参阅《申请指南》「审计要求」部分提及的《审计师须知》附件内载述的经审计收支表格式。秘书处有权就最后收支表进行详细核查。

逾期递交所需文件，或未能在指定限期内应秘书处的要求就该等文件作出令秘书处满意的补充澄清，可导致暂缓发放、削减或停止发放项目资助。申请者如在专属网站提交最终报告或证明文件时遇到困难而需要协助，可联秘书处。

由2019年12月1日起接获的申请可要求预先发放部分已获批的拨款。

项目成功获批的申请者如有意提出预先发放拨款的要求，须在根据《银行业条例》（第155章）注册的持牌银行以企业／机构的名义维持独立的无风险计息港元账户，此帐户只可处理与项目相关的所有收入与开支（「指定银行账户」）。

由于科技券以3（政府）：1（企业／机构）的配对方式提供资助，申请者须先将按比例应承担的出资份额存入指定银行账户，并在要求首期拨款时提供存款证明。

举例来说，获批的科技券项目如涉总项目成本40万元，而当中30万元获政府资助，10万元由申请者负责。政府会在申请者于指定银行账户存入2万5千元（即10万元的25%）后，发放相应的最高首期拨款7万5千元（即30万元的25%）。申请者如存入3万元（即多于10万元的25%），政府的首期拨款仍然是7万5千元。如申请者只存入1万元（即10万元的10%），则政府的首期拨款会是3万元（即30万元的10%）。